Коллекция дипломов

Инвентаризация как средство обеспечения рационального использования материальных ценностей в современных условиях развития экономики

2.2. Порядок документального оформления инвентаризации материальных ценностей

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия ТМЦ, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она опломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность ТМЦ, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчёты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчётов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчёты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчётов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии [1. c. 12]. Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям, сортам, виду упаковки и укладываются в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемеривания и перевешивания. ТМЦ подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения товаров в данном помещении. Инвентаризация ТМЦ, учитываемых партионно, проводится по отдельным партиям. ТМЦ, поступившие на предприятие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии
и записываются в отдельную опись. Документы на эти товарно-материальные ценности включаются в первый товарно-денежный отчёт, составленный после инвентаризации. В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение. На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару на торговых предприятиях составляются инвентаризационные описи. В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и чётко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путём зачёркивания ошибок и написания сверху правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цена должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии, что на практике нередко не совершается. Комиссия составляет опись в трёх экземплярах, а при передаче материальных ценностей (под копирку – 3, а два других материально ответственное лицо). Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку). Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы. Если в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его и записывает в отдельную опись. На приходных документах делается отметка о том, что товар получен во время инвентаризации. Он приходуется после инвентаризации. Но такие случаи на практике случаются не очень часто.
После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем порядке:
·первый экземпляр описи, заполненный членами комиссии, а так же экземпляр, заполненный материально ответственным лицом, – в бухгалтерию организации, где ведётся учёт ценностей;
·второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, - материально ответственному лицу. На инвентаризационные описи составляется перечень в двух экземплярах и под расписку передаётся главному бухгалтеру. Сданные в бухгалтерию инвентаризационные описи должны тщательно проверяться и затем после проверки выводится результат инвентаризации.
Исследования, произведённые в УП «Белорит» показали, что документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей находится на должном уровне, не совершаются такие нарушения как подтирки и подчистки, записи всегда производятся ясно и чётко. Данные сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по состоянию на 13 апреля 2006 года материально-ответственного лица Яковлева С.В. показали, что в учете ТМЦ у Яковлева выявлена недостача предохранителя НПН в количестве 1 шт по цене 739 рублей. В результате проведенной инвентаризации и выявленной недостачи с Материально ответственного лица взыскивается сумма недостачи и делаются бухгалтерские записи следующего содержания:

Таблица 2.1. Бухгалтерские записи недостачи

Отражена сумма определившихся потерь, подлежащая взысканию с виновного работника



Сличительные ведомости (Приложение № 4) составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями
по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (Приложение №3) и сличительных ведомостей.На ценности, не принадлежащие предприятию (учреждению), но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества, в том числе товарно-материальных ценностей, проверяемых при каждой из них, и другое) определяется руководством аудируемого лица.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится аудируемым лицом для обеспечения достоверности их отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности, и на ее основе аудиторская организация проверяет надежность системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля наличия и учета товарно-материальных ценностей аудируемого лица.
Если стоимость товарно-материальных ценностей существенна для бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица, аудиторская организация получает достаточные надлежащие аудиторские доказательства относительно существования и состояния товарно-материальных ценностей, по возможности присутствуя при их инвентаризации. Такое присутствие позволяет аудиторской организации инспектировать товарно-материальные ценности, наблюдать за соблюдением установленного руководством аудируемого лица порядка отражения в учете результатов инвентаризации и оценить действенность системы внутреннего контроля.
Если присутствие аудиторской организации при инвентаризации товарно-материальных ценностей не представляется возможным, аудиторская организация должна при проведении аудита выполнить альтернативные аудиторские процедуры, вчастности, самостоятельно провести выборочный осмотр и пересчет товарно-материальных ценностей или наблюдать за проведением выборочного пересчета и в случае необходимости (например, если возникли сомнения в достоверности данных инвентаризации) составить оборотную ведомость движения ценностей в период между датой проведения выборочного осмотра (пересчета) и датой составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Аудиторская организация должна определить, можно ли в ходе выполнения альтернативных процедур получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства относительно существования и состояния товарно-материальных ценностей, а также сделать вывод об отсутствии оснований для включения в аудиторское заключение пункта об ограничении объема аудита в случае, если:
присутствие аудиторской организации при инвентаризации невозможно в силу таких факторов, как характер и местонахождение товарно-материальных ценностей;
запасы товарно-материальных ценностей несущественны и риск средств контроля в отношении их ниже высокого; аудиторская проверка проводится после даты представления бухгалтерской (финансовой) отчетности в сроки, установленные законодательством.
Планируя присутствие при инвентаризации товарно-материальных ценностей или выполнение альтернативных аудиторских процедур, аудиторской организации следует:
проанализировать систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля товарно-материальных ценностей;
определить внутрихозяйственный риск, риск средств контроля, риск необнаружения и уровень существенности в отношении товарно-материальных ценностей;
определить соответствие требованиям нормативных правовых актов и особенностям деятельности аудируемого лица порядка проведения инвентаризации, утвержденного руководством аудируемого лица;
определить перечень мест хранения товарно-материальных ценностей и их территориальное расположение;
установить сроки проведения проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей;
определить необходимость привлечения экспертов.

Аудиторская организация знакомиться с утвержденными руководством аудируемого лица документами, регламентирующими порядок проведения инвентаризации, и получает информацию:
материально ответственных лицах, принимающих участие в инвентаризации;
порядке определения степени готовности незавершенного производства, о неходовых, устаревших, изношенных или поврежденных изделиях, а также о товарно-материальных ценностях, принадлежащих третьим лицам;
размещении товарно-материальных ценностей на соответствующих местах и складах;
перемещении товарно-материальных ценностей между подразделениями аудируемого лица;
сдаче и приемке товарно-материальных ценностей до и после даты окончания отчетного периода;
периодичности проведения инвентаризаций;
применении процедур контроля, в том числе:
при регистрации каждого вида товарно-материальных ценностей, их учете и переучете, а также измерении или переводе стоимостных единиц в натуральные и наоборот;
при переносе информации с бланков для инвентаризации (ярлыков, карточек) в итоговые ведомости;
при сборе заполненных инвентаризационных ведомостей;
при подсчете и повторном пересчете товарно-материальных ценностей;
при оценке отдельных видов товарно-материальных ценностей.
Аудиторская организация должна убедиться в соблюдении работниками аудируемого лица порядка проведения инвентаризации путем наблюдения за ее проведением и при необходимости самостоятельно провести выборочные контрольные пересчеты. При наблюдениях и пересчетах аудиторской организации следует:
сличить учетные записи с фактическим наличием соответствующих товарно-материальных ценностей;
сверить данные выборочных контрольных пересчетов с соответствующими записями в инвентаризационных ведомостях;
убедиться в отсутствии либо наличии фиктивных или незарегистрированных товарно-материальных ценностей;
проверить, хранятся ли отдельно товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, и как они учитываются в складском учете.

При сопоставлении данных инвентаризации с данными регистров бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей аудиторской организации следует проверить:
все ли товарно-материальные ценности включены в инвентарные описи, ведомости и учтены ли они соответственно в бухгалтерском учете;
учтены ли товарно-материальные ценности, являющиеся собственностью аудируемого лица, но находящиеся на складах консигнаторов;
учтены ли товарно-материальные ценности, находящиеся в пути;
составлены ли отдельные описи товарно-материальных ценностей, полученных по консигнации (комиссии) и не являющихся собственностью аудируемого лица.

Аудиторская организация должна рассмотреть процесс отнесения аудируемым лицом поступающих товарно-материальных ценностей к различным учетным периодам, включая подробную информацию о движении товарно-материальных ценностей до, во время и после их пересчета с целью последующей проверки.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей может быть проведена аудируемым лицом на дату, отличную от даты окончания отчетного периода. Для целей аудиторской проверки данный подход уместен в случае, когда риск средств контроля в отношении хранения и использования товарно-материальных ценностей средний или низкий.
В таком случае аудиторская организация должна определить, правильно ли отражены в учете изменения запасов товарно-материальных ценностей, которые имели место между датой их пересчета и датой окончания отчетного периода, а также понятны ли причины любых существенных различий между результатами инвентаризационного пересчета товарно-материальных ценностей и записями в бухгалтерском учете. При этом следует учесть расход материалов в производстве или на другие хозяйственные цели, их выбытие и безвозмездную передачу, а также информацию о запасах товарно-материальных ценностей по результатам аудиторской проверки за предшествующий период.
Если товарно-материальные ценности аудируемого лица находятся на хранении и под контролем у хранителя, аудиторской организации следует получить непосредственно от хранителя (по запросу аудируемого лица, уполномочивающего хранителя направить ответ непосредственно аудиторской организации) подтверждение относительно хранимого количества и состояния товарно-материальных ценностей аудируемого лица. В зависимости от существенности таких товарно-материальных ценностей аудиторская организация должна определить:
независимость хранителя от аудируемого лица и возможность аудиторской организации доверять информации, сообщаемой хранителем;
целесообразность наблюдения за инвентаризацией товарно-материальных ценностей, проводимой хранителем, непосредственно работниками самой аудиторской организации или необходимость привлечения для этой цели другой аудиторской организации;
целесообразность инспектирования документации по запасам товарно-материальных ценностей, находящимся на хранении у хранителей.
Участие аудиторской организации в инвентаризации и получение аудиторских доказательств по подтверждению данных инвентаризации следует отражать в рабочей документации аудиторской организации в соответствии с правилом аудиторской деятельности "Рабочая документация аудитора", утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 4 августа 2000 г. № 81 "Об утверждении нормативных правовых актов" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 83, 8/3932).